Hillerød Svømmeklubs dataansvar 

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling. 

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige. 

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige 

Hillerød Svømmeklub er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen. 

Kontaktoplysninger: 

Kontaktperson: Hillerød Svømmeklub - Ulla Hobert 

Adresse: Milnersvej 37A 

CVR: 27517919 

Telefonnr.: 50560665 

Mail: hils@hils.dk 

Website: www.hils.dk 

Behandling af personoplysninger 

Vi behandler følgende personoplysninger: 

Medlemsoplysninger: 

- Almindelige personoplysninger: 

• Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse 

Her indsamler vi oplysninger fra 

Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder: 

• Idrættens hovedorganisationer, f.eks. oplysninger om klubskifter, karantæner og kursusdeltagelse, (vedrører primært konkurrence afdelingen) 

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger 

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund. 

Lovlige grunde til behandling er særligt: 

• Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen) 

Formålene

Formål med behandling af medlemsoplysninger: 

• Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning 
• Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning på diverse arrangementer. 
• Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven 
• Administration af din relation til os 

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser 

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som: 

• Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger, m.v. 
• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling 
• Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v. 
• Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter 
• Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen 
• Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund i DIF, til DGI samt til DGI’s landsdelskontorer, i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet, medlemsregistrering mv. 
• Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til kommunen i forbindelse med ansøgning om kommunalt tilskud mv. 
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen 
• Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene 
• Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende 

Samtykke 

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor. 

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det. 

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år. 

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke. 

Videregivelse af dine personoplysninger 

I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante idrætsorganisationer. 

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke. 

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger 

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier: 

• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen 

Dine rettigheder 

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig: 

• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data 
• Retten til indsigt i egne personoplysninger 
• Retten til berigtigelse 
• Retten til sletning 
• Retten til begrænsning af behandling 
• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format) 
• Retten til indsigelse 

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst. 

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt. 

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet. 

Revidering af privatlivspolitikken 

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.