Retningslinjer for planlægning af træningslejre og overnatningsstævner (gældende for sæson 2024-25)
Nedenstående rammer samt beløbsgrænser er gældende for den angivne svømmesæson og vil blive vurderet og evt. revideret årligt af klubbens bestyrelse i forbindelse med den årlige budgetlægning i februar/marts måned.
Træningslejre
Det er holdlederne som står for planlægning af træningslejre i samarbejde med holdets træner eller cheftræneren. Det er afgørende, at træningslejrens formål; svømning og træning, er hoved-omdrejningspunktet i forhold til træningslejrens afvikling, herunder at holdets trænere/cheftrænerens vurdering og forventninger til træningsfaciliteterne (både vand og land) er i overensstemmelse med det træningsmæssige synspunkt
Som klub opfordrer vi til, at der vælges rejsetilbud som vil stille både klubben og deltagerne mest muligt skadesfri hvis rejsen skulle blive aflyst af den ene eller anden årsag
Vi gør opmærksom på at klubben gennem sit medlemskab hos Svøm Danmark har noget forsikring gennem Dansk idrætsforbund hvilket også inkluderer en rejseforsikring og afbestillingsforsikring for klubbens medlemmer i forbindelse med fx en træningslejr. Nærmere info og vilkår kan findes her
Klubben opfordrer tillige til at hver svømmer afklarer vilkårene for deres potentielle egen rejseforsikring
Invitation til træningslejr inkl. pris og betalingsfrister, bør annonceres for de relevante svømmere og deres familier senest 4 måneder inden afrejse
Der er fastsat følgende rammer for de forskellige konkurrencehold
HILS1
Egenbetaling for svømmer, max beløb pr. sæson: 12.000 kr
Hvor/hvornår: Op til 2 træningslejre om året, hvis muligt 1 udenlandstur
Afholdes i efterårsferien (uge 42) og/eller påsken
Rejserne bør planlægges så vidt muligt i skoleferier, dog kan der være undtagelser for dette
Hvis svømmere ikke ønsker at tage fri fra skole, bakker klubben 100% op om dette valg
Voksen-deltagelse: 1 træner + 1 holdleder
Note: Der kan efter trænerens vurdering inviteres juniorsvømmere fra HILS2 med på en HILS1 træningslejr, hvis denne svømmer vurderes at kunne følge med i træningsprogrammet
HILS2
Egenbetaling for svømmer, max beløb pr sæson: 10.000 kr
Hvor/hvornår: Op til 2 træningslejre om året, hvis muligt 1 udenlandstur.
Afholdes i efterårsferien (uge 42) og/eller påsken.
Der må ikke planlægges træningslejre udenfor alm. skoleferie, dog kan afrejse foregå fra fredag eftermiddag hvis der er fuldstændig enighed blandt deltagende svømmerens myndighedsindehavere
Voksen-deltagelse: 1 træner + 1 holdleder
HILS3+4
Egenbetaling for svømmer, max beløb pr sæson: 3.000 kr
Hvor/Hvornår: 1 træningslejr, der skal afvikles i Danmark i påskeferien
Der må ikke planlægges træningslejre udenfor alm. skoleferie
Voksen-deltagelse: 2 trænere + 1 holdleder pr. hold
Generelt for alle konkurrencehold
Vi gør opmærksom på at indsamlede midler til dækning af træningslejre skal ske i rimelig tid inden træningslejren, og at der generelt ikke ydes ”lån” til holdene fra klubbens side, hvis der ikke er rejst tilstrækkelige midler inden afrejse
Budgettering
Klubben dækker udgifter for det normerede antal trænere og holdleder for hvert hold op til det fastsatte max beløb pr person
Svømmernes indbetalinger skal dække
Betaling af depositum
Klubben hjælper gerne med udlæg til fx betaling af depositum i en kortere periode hvis nødvendigt. Dette skal dog aftales og godkendes af klubbens kasserer og vil kræve forudgående fremlæggelse af budget til godkendelse pr. mail til: kasserer@hils.dk
Der skal hurtigst muligt efter betaling af depositum (og allerhelst før) opkræves minimum tilsvarende depositum fra svømmerne, med bindende tilsagn om deltagelse i træningslejren
I tilfælde af at en svømmer framelder sig en træningslejr efter depositum er betalt gælder følgende:
Budget og regnskab
Budget for træningslejre bedes sendt til klubbens kasserer for gennemgang og godkendelse inden evt. indbetalinger af depositum for den pågældende lejr
Der bør af budgettet fremgå følgende:
Efter endt træningslejr, skal der sendes et endeligt regnskab hvoraf der skal fremgå følgende:
Regnskabet er et vigtigt redskab for klubbens bestyrelse når der tages stilling til evt. justeringer af rammerne og budget for træningslejre fremadrettet.
Skabelon for budget og regnskab kan rekvireres hos klubbens kasserer: kasserer@hils.dk
Overnatningsstævner
Der skelnes mellem:
1) Mesterskabstævner med kravtider
2) Svømmestævner uden kravtider på fx Fyn eller i Jylland som kræver overnatning
I begge tilfælde er det holdets træner, der tager initiativ til planlægning - gerne i god tid i forvejen - med support fra enten holdleder eller en anden forældre til en af de deltagende svømmere. Der skal så tidligt som muligt sikres, at der er den nødvendige forældredeltagelse. Især hvis det kræver fri på hverdage. Det kan ikke forventes at en holdleder hvis eget barn ikke deltager ved stævnet, skal stå til rådighed for resten af holdet, hverken med planlægning eller under selve stævnet. Man må som forældre til en deltager være forberedt på at skulle tage med for at tage en official-vagt hvis nødvendigt. Behovet for dette vil afhænge af antal tilmeldte starter. Såfremt der er krav om official vagter, og en deltagende svømmers forældre ikke stiller sig selv eller en stedfortræder til rådighed som official, kan det ikke garanteres at svømmeren kan deltage i stævnet.
Budgettering - overnatningstævner med kravtider (f.eks. DÅM, DJM, DM)
Turen skal arrangeres så billigt som muligt
Klubben dækker følgende:
Svømmerens egenbetaling dækker følgende:
* Typisk udgift for et mesterskabsstævne i fx Jylland må forventes at ligge på ca. 600-800 kr. pr døgn pr svømmer, afhængig af antal deltagere og valg/mulighed for overnatning og forplejning.
Budgettering - overnatningstævner uden kravtider (hele holdet kan deltage)
Turen skal arrangeres så billigt som muligt
Klubben dækker følgende:
**Der skal kun holdleder/ansvarlig forældre med på ture, hvor der er brug for det. Det afhænger bl.a. af antal svømmere, samt om der skal laves mad. Såfremt flere vil med som holdledere, kan de vælge at dele tilskuddet, men der må ikke blive pålagt svømmeren yderligere udgifter end til det normerede antal holdledere.
Svømmerens egenbetaling dækker følgende:
Øvrige forældre kan kun bo sammen med svømmerne, såfremt træneren vurderer det hensigtsmæssigt, og at der er plads. Ellers kan der opfordres til, at forældrene sammen lejer et sted i nærheden af svømmerne
Budget og regnskab ved overnatningsstænver
Hvis klubben skal være behjælpelig med betalinger af fællesudgifter og opkrævning af deltagerbetalinger, skal der fremsendes et budget og efterfølgende regnskab til klubbens kasserer, på samme vis som for træningslejre. Det skal altid fremsendes budget på forhånd hvis klubben skal betale for evt. officials-, holdleder- og trænerforplejning samt ophold. Skabelon for budget og regnskab kan rekvireres hos klubbens kasserer: kasserer@hils.dk
Der bør kun ydes kørselsgodtgørelse til det antal biler som kræves for at transportere det givne antal deltagere, og man bør bestræbe sig på at koordinere optimal samkørsel for at holde transportomkostninger og dermed deltagerbetaling på et minimum. Kørselsgodtgørelse for fælleskørsel af svømmere til/fra stævne afregnes som udgangspunkt med en statens gældende kilometertakst
Evt. kørselsgodtgørelse til træner i egen bil afregnes særskilt med klubben efter gældende forhold i trænerkontrakten
