Udvalg og ansvarsområder

Ansvarsområder i bestyrelsen

På denne side gennemgås, hvilke ansvarsområder forskellige HILS-bestyrelsesmedlemmer har – og hvad der ligger i disse områder. Hvis du som medlem eller forældre til et medlem har lyst til at deltage i udvalgsarbejdet er du meget velkommen til at kontakte den ansvarlige for det pågældende udvalg. 

I oversigtsform er fordelingen af opgaver således:

Navn

 

Ansvarsområde(r)

Telefon

e-mail

Tilde Mette Juul

Formand

Formand

Ansvar for kommunikation

51703995

tilde@hils.dk

Henrik Haugsted Pihl

Kasserer

Kasserer

Sponsoraktiviteter

 22905809

haugsted@hils.dk

 

Kurt Aaholst

Best.medl.

K-svømning

29416165

kurt@hils.dk

Lone Larsen

Best.medl.

Stævner

30535824

lone@hils.dk

Ann Sofie Zeiler

Best.medl.

Svømmeskole

Stævner

29874095

annsofie@hils.dk

Anne Galsøe

Best.medl.

Sponsor

Stævner

28778447

anne@hils.dk

Henrik Ricken

Suppleant

Sponsor

22905809

ricken@hils.dk

 

 

Kort beskrivelse af ansvarsområder

 

Ansvarsområde: Formand

Ansvarlig Tilde Mette Juul

 Ansvarsområdet omfatter:

  • Planlægning og afholdelse af bestyrelsesmøder
  • Overordnet koordinering af aktiviteter på tværs af ansvarsområder
  • Overordnet personalemæssigt ansvar
  • Løbende sparringspartner for ”ansvarlige” – efter behov
  • Kontakt med eksterne interessenter
  • Overordnet kontakt om vandtid og andre faciliteter
  • Planlægning af generalforsamling
  • Er tegningsberettiget sammen med kasserer

 

Ansvarsområde: Kasserer

Ansvarlig: Henrik Haugsted Pihl

 Ansvarsområdet omfatter:

  • Velfungerende bogføringsrutiner og at bogføring sker løbende
  • Godkendelse af betalinger efter fastlagte retningslinjer
  • Udarbejdelse af årsregnskab og budget
  • Økonomirapportering og budget opfølgning
  • Løbende sparing med administrativ(e) medarbejder(e)
  • Er tegningsberettiget sammen med formand

 

K-svømning

Ansvarlige: Kurt Aaholst

I samarbejde med cheftræner

Ansvarsområdet omfatter overordnet alle aktiviteter i K-afdelingen

 Aktiviteter i K-afdelingen indebærer forskellige opgaver, som primært varetages i K-udvalg:

  • Dagligt personaleansvar ift. K-trænere
  • Løbende sparring med cheftræner og talentudvikler
  • Kontakten med K-forældre
  • Udvikling og implementering af elitestrategi
  • Planlægning af sæsonen i K-afdelingen – herunder:
    • Udarbejdelse af budget for K-afdeling
    • Fordeling af vandtid sammen m. svømmeskole
    • Overordnet plan for træningstider og trænerbemanding på K-hold
    • Indgåelse af kontrakter med K-trænere
  • Planlægning vedr. deltagelse i stævner
  • Overordnet planlægning og koordinering vedr. træningslejre og lignende aktiviteter
 

Ansvarsområde: Svømmeskole

Ansvarlig: Ann Sofie Zeiler

I samarbejde med Ulla Hobert

 Ansvarsområdet omfatter alle aktiviteter i svømmeskolen. Svømmeskoleudvalget står for fastlæggelse af svømmeskolens aktiviteter og undervisning – herunder:

  • Støtte af den daglige drift i svømmeskole
  • Udvikling af svømmeskolen for at sikre sjov svømmeundervisning af kvalitet

Målsætningerne er at få: Ensartet undervisning på alle hold med samme niveau; lette træner- og holdskift; effektive værtøjer for trænere; god information til svømmere og forældre.

  • Planlægge aktiviteter og hold i svømmeskolen
  • Fordeling af vandtid sammen med K-afdeling

 

Ansvarsområde: Stævner

Ansvarlig: Anne Galsøe og Lone Larsen

I samarbejde med trænerne

 Stævneudvalget er ansvarligt for planlægning og afvikling af stævner, som Hillerød Svømmeklub afholder. Typisk afholder HILS: Hillerød Cup, Nordsjællands Mini-stævne, klubmesterskaber og mindre kravtidsstævner, som afholdes efter behov. Stævneplanlægning og –afholdelse indebærer blandt andet:

  • Planlægning af hvilke stævner, der skal afholdes og hvornår
  • Invitation til stævner og registrering af stævner på Svømmeunionens hjemmeside (svoem.org)
  • Forberedelse af praktiske opgaver vedr. stævner – og engagering af frivillige i opgaver
  • Stævneledelse
  • Official-bemanding ved stævner

 

Ansvarsområde: Klubhus

Ansvarlig: Bestyrelsen

 Hillerød Svømmeklubs klubhus blev opført i 2009, hvor et stort antal frivillige gjorde en meget stor indsats. Siden har der ikke været et klart defineret ansvar for driften af ”Bane 7”. Nu er der udpeget en ansvarlig for området, og et Bane 7-udvalg vil blive etableret snarligt. Udvalget skal forestå den daglige drift af bane 7 – og vil sikkert inddrage frivillige i de konkrete opgaver.

På kort sigt er opgaverne at:

  • Gennemføre mulige besparelser på klubhusdrift
  • Afslutte diverse mindre udeståender fra klubhusprojektet
  • Foretage oprydning i klubhus, på udendørs arealer m.v.
  • Foretage nødvendig vedligeholdelse
  • Lave en ”husorden” for bane 7
  • Opliste mulige fremtidige opgaver/forbedringer
  • Afklare hvem der har ansvar for hvad omkr. klubhuset

 

Ansvarsområde: Sponsoraktiviteter

Ansvarlige: Anne Galsøe og Henrik Ricken

Udvalg: Sponsorudvalget (Henrik H. Pihl, Simon Winther, Michael Kjærsgaard, Claus Leigaard)

 Sponsorudvalget har ansvar for udvikling af sponsorkoncept samt afvikling og administration af sponsoraktiviteter.

Udvikling af sponsorkoncept indebærer bl.a.:

  • Principper for, hvad klubben tilbyder forskellige typer sponsorer (f.eks. hovedsponsorer, mellemstore og ”svømmestævne-sponsorer”)
  • Principper for løbende sponsorpleje og opfølgning på sponsorater
  • Organisering og koordinering af salgsarbejde

 

Gennemførelse af aktiviteter:

  • Planlægning og afholdelse af sponsorstævner
  • Udarbejdelse af informationsmaterialer til sponsorer
  • Styring og opfølgning på salgsarbejdet
  • Medvirke ved forhandlinger og kontraktsudarbejdelse for væsentlige sponsorater
  • Sikre den nødvendige administration omkr. sponsorater
  • Sponsorarrangementer og opfølgning på sponsorer

 

Ansvarsområde: Kommunikation

Ansvarlig: Tilde Mette Juul

Udvalg: Kommunikationsudvalget (Christel)

 Kommunikationsudvalgets opgaver er, at:

  • Sikre sammenhængende og tilstrækkelig kommunikation såvel internt som eksternt:
    • ift. svømmeskole-medlemmer, K-svømmere, forældre, frivillige ledere og ansatte.
    • ift. sponsorer, kommune og politikere og offentligheden i øvrigt
  • Udarbejdelse af og opdatering af kommunikationsstrategi
  • Koordinering af information på tværs af ansvarsområder
  • Varetage kontakten til pressen om klubbens aktiviteter – bl.a. omkr. svømmeskole, k-afdeling og sponsorer

 

Foreningen for udbygning og udvidelse af Hillerød Svømmehal

Ansvarlig: Kurt Aaholst

Udvalg:

(info følger)